De plus en plus d’entreprises choisissent de gérer leurs activités à l’aide d’outils informatiques qui optimisent leur efficacité et leur contrôle.
Les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP) sont l’un de ces outils. Voulez-vous savoir comment choisir le bon système ERP pour votre entreprise ? Tenez compte de ces conseils.
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Plan de l'article
Objectif
Quel est l’objectif de la mise en œuvre et du choix d’un ERP ? Qu’est-ce qui peut être facilité, quels avantages seront réalisés ? À partir de cette idée, définissez le schéma de réalisation, les priorités, l’impact commercial et les avantages probables.
Précisez également les domaines qui seront affectés par la décision. Lorsque vous avez une idée de l’objectif à atteindre avec le système, vous saurez celui qui convient.
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Intégration
Le meilleur ERP vise à automatiser et à rationaliser les processus d’entreprise. Par conséquent, le produit sélectionné doit pouvoir remplacer les applications et les méthodes utilisées dans ces processus.
Il doit unifier l’ensemble de la gestion de l’entreprise. Il s’agit des logiciels comptables et financiers, de la trésorerie, des achats ou de l’entrepôt.
Sans oublier les ventes, la facturation, la fabrication, les projets, etc. Les solutions modernes offrent différents modules qui peuvent être intégrés pour couvrir différents domaines.
Évolutivité
Il est essentiel de choisir un ERP qui puisse répondre aux besoins actuels de l’entreprise. En même temps, il doit avoir la capacité de se développer avec la société à l’avenir.
C’est pourquoi, avant de prendre une décision, il est extrêmement important de considérer l’évolutivité de la solution à deux niveaux :
- Horizontal : avec des modules ou des fonctionnalités qui sont mis en œuvre au fur et à mesure de l’évolution du modèle d’entreprise.
- Vertical : soutenir la croissance transactionnelle si l’entreprise se développe.
Le choix d’un ERP implique de l’utiliser pendant 5 à 10 ans dans le fonctionnement quotidien de l’organisation. Il est donc conseillé de choisir une solution évolutive.
Personnalisation : facilité d’utilisation et sécurité
Le succès d’un logiciel ERP se mesure en grande partie à la satisfaction de l’utilisateur. Il est donc essentiel qu’il offre une personnalisation maximale et une interface intuitive.
Par exemple, facilité de création de nouveaux processus, d’options de menu, de nouveaux champs, de nouveaux écrans, etc. L’ERP doit s’adapter à l’entreprise et non l’inverse.
D’autre part, l’accès des rôles aux données et aux fonctions n’est pas négociable afin de protéger les données de l’entreprise.
Capacités d’analyse : Tableaux de bord
L’intégration de tous les départements dans une solution unique vous permet de travailler avec un seul ensemble de données.
Cette uniformité facilite la réalisation d’analyses précises permettant d’obtenir des informations précieuses.
Au-delà des rapports, la solution doit fournir des tableaux de bord. Ceux-ci doivent permettre de visualiser facilement les indicateurs clés de performance pour chaque domaine.
Support technique
Le support technique est un élément crucial lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel ERP. C’est pourquoi il faut vérifier attentivement le niveau de service proposé par chaque fournisseur.
Un support technique efficace doit être disponible 24 heures sur 24 et répondre rapidement à toutes les demandes des utilisateurs. Le meilleur fournisseur sera celui qui dispose d’une équipe compétente et dévouée, capable de résoudre tous les problèmes techniques en temps voulu.
Il faut différents départements impliqués dans le projet et offrir une assistance pratique et personnalisée afin d’assurer la maîtrise optimale du système.
Dans notre monde numérique, il est impératif que tout problème puisse être résolu rapidement grâce à une assistance téléphonique ou en ligne. La disponibilité permanente d’un personnel qualifié permettra ainsi aux entreprises d’économiser du temps précieux et d’éviter toute interruption coûteuse dans leurs opérations quotidiennes.
Lorsque vous choisissez un logiciel ERP, n’hésitez pas à contacter le service clientèle avant votre achat final pour tester leur réactivité face à vos questions ou soucis potentiels. En choisissant avec soin votre outil ERP en termes de qualité, comme au niveau du service clientèle associé, vous pourrez assurer la performance optimale nécessaire pour votre entreprise.
Coûts et retour sur investissement
Les logiciels ERP représentent un investissement important pour les entreprises, c’est pourquoi vous devez prendre en compte tous les coûts associés avant de faire votre choix.
Le prix du logiciel lui-même ne doit pas être le seul critère à considérer. Effectivement, il faut aussi tenir compte des frais d’implémentation, qui peuvent varier considérablement selon la complexité et l’étendue du système choisi. Les coûts d’installation devront donc être soigneusement évalués pour éviter toute mauvaise surprise.
Certains fournisseurs proposent des forfaits tout compris incluant parfois la formation initiale et le support technique initial. Cela peut s’avérer avantageux pour certaines entreprises afin de maîtriser au mieux leurs budgets.
Vous devez prévoir une enveloppe supplémentaire pour les coûts liés aux licences utilisateur ou encore aux mises à jour régulières du système.
Il est aussi primordial d’évaluer le retour sur investissement (ROI), étant donné que l’implémentation d’un logiciel ERP peut représenter un chantier conséquent avec beaucoup d’enjeux financiers.
Dans ce contexte, on va mesurer trois éléments principaux :
• Le gain de temps : réduction des temps passifs, diminution du nombre d’interventions manuelles
• L’amélioration des processus : optimisation grâce à une meilleure visibilité sur toutes les fonctions intégrées dans l’ERP
• La productivité globale : plus grande efficacité opérationnelle générant une augmentation de la production et donc des revenus.
En mesurant précisément ces éléments, les entreprises sont capables d’évaluer plus objectivement le retour sur investissement potentiel qu’un logiciel ERP peut apporter.
Même si l’investissement initial peut sembler élevé, un retour positif sur cet investissement se traduit généralement par une meilleure productivité, une réduction des coûts à long terme et une croissance supplémentaire pour l’entreprise. Vous devez considérer toutes les options disponibles avant de faire votre choix final.